La valutazione del potenziale consiste nello stimare e prevedere il contributo fornibile dal dipendente o collaboratore su una posizione più elevata o su compiti con maggiore responsabilità rispetto a quelli che svolge si solito. Ma quando l'azienda dovrebbe o sarebbe auspicabile che intraprenda un'analisi del potenziale delle risorse interne? Non ci sono dei momenti prestabiliti e validi per tutti i contesti aziendali, di solito un' analisi del potenziale si fa corrispondere a determinati periodi di sviluppo o  necessità specifiche dell'organizzazione.

Nell'azienda vi è il bisogno di sostituire momentaneamente o a tempo indeterminato, per una serie di cause come avvicendamenti, avanzamenti di carriera, ferie prolungate e maternità, etc... i titolari del ruolo che occupavano una posizione superiore e con maggiori responsabilità rispetto alle risorse coinvolte.

Si intende pervenire ad una stima indicativa dello stato di "salute" interna perciò che riguarda il potenziale utilizzabile in termini di risorse e competenze in vista del lancio di nuovi prodotti o servizi, del presidio di nuovi mercati, nella ricerca di nuovi clienti.

Si decide di pianificare delle opportune azioni di formazione e di sviluppo, sia a livello personale o di popolazioni e ruoli professionali specifici.